一、总则

第一条  为规范我校学生资助工作的档案管理，保障资助工作的顺利进行，特制定本办法。  

第二条  学生资助工作档案是指本校在学生资助工作中形成的、反映历史面貌的、对上级主管部门和社会具有保留价值的各种历史记录。

第三条  资助档案管理实行专人负责专柜保管的原则。所有归档的文件材料必须按年度、按专项立卷归档保存。

第四条  所有档案至少保存五年。

二、档案管理机构及职责

第五条  我校学生资助工作档案管理采取院校两级管理模式。校学生资助管理中心具体负责全校学生资助工作的档案建档与管理工作；各学院负责学院资助工作的档案建档与管理工作，并由专人负责。

第六条  校学生资助管理中心职责：负责全校学生资助工作档案的建档、保存及查阅工作；帮助、指导和检查各学院的建档与保管工作；制定全校有关档案管理的制度与措施。

第七条  各学院职责：按照本办法开展学生资助工作的档案建设工作及档案的日常管理工作；制定本学院的档案借阅、保密和保管等制度。

三、归档范围  

第八条  校学生资助管理中心归档材料：

（一）家庭经济困难学生档案库电子版及纸质名单； 家庭特级贫困学生档案库电子版与纸质版；

（二）国家励志奖学金、国家助学金电子版及纸质名单，各学院评议报告、学校审议会议记录、学校评审报告；

（三）国家奖学金原始材料；

（四）社会奖助学金相关材料；

（五）减免学费相关材料；

（六）勤工助学相关材料；

（七）绿色通道相关材料；

（八）临时困难补助相关材料；

（九）资助育人成果相关材料；

（十）受理结果、资金发放等有关凭证

（十一）贷款各项材料

（十二）年度工作计划与总结、管理制度、重要发文等相关材料

第九条  学院归档材料：

（一）家庭经济困难学生档案库纸质版：包括贫困生家庭情况调查表、申请审批表、班级民主评议表、诚信承诺书；

（二）国家励志奖学金相关材料：包括国家励志奖学金申请表、成绩单、班级民主评议表、公示照片、成绩排名；

（三）国家助学金相关材料：包括国家助学金申请表、班级民主评议表、公示照片；

（四）各学院开展的资助育人相关材料：能反映资助育人教育的各种材料，包括文字、图片等；

（五）各项贷款追缴的材料

（六）各学院资助工作年度计划、总结、管理制度等相关材料。

四、档案归档及要求

第十条  归档时间要求：各学院应当按年度进行整理归档，在每年3月前完成上一年度的归档工作，平时应在各项工作完成后两周内完成归档工作。

第十一条  所有档案按年度、按学院、按年级、按班级归类保存。

第十二条  档案管理负责人应保证经办文件的系统完整，各种附件一律不准抽存。因工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。

五、附则

第十三条  本办法由学生处负责解释。    

第十四条  本制度自印发之日起实施。